Ufficio Protocollo e conservazione digitale

Funzioni:

• Presidio delle attività di protocollazione e gestione documentale nonché degli adempimenti previsti dalla normativa in ambito documentale;
• Aggiornamento del Manuale di gestione documentale;
• Aggiornamento del Titolario di classificazione;
• Adeguamento del sistema di gestione documentale alle eventuali modifiche dell’organigramma e del funzionigramma dell’Ateneo;
• Presidio della banca dati dell’applicativo Titulus relativa alla gestione delle anagrafiche;
• Creazione, integrazione e aggiornamento dei profili degli utenti per l’accesso al sistema di protocollo;
• Presidio dei workflow di firma documentali;
• Attività di consulenza agli utenti Titulus, finalizzata alla corretta redazione delle anagrafiche, alla corretta gestione informatica dei documenti e alla successiva fase di fascicolazione elettronica;
• Coordinamento della procedura di pubblicazione dei documenti sull’Albo on-line di Ateneo;
• Gestione della casella di posta elettronica certificata (PEC) di Ateneo e coordinamento delle altre caselle di PEC attivate nell'Ateneo; 
• Registrazione, classificazione e smistamento alle strutture dell’Amministrazione Centrale della corrispondenza in arrivo; 
• Aggiornamento periodico dei dati dell’Ateneo pubblicati nell’Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi (IPA);

• Presidio sull'archivio digitale dell'Università (archivio corrente informatico e conservazione digitale);

• Collaborazione alla redazione e presidio dei Manuali di gestione documentale, di conservazione (incluse le linee guida per la selezione e scarto documentale) e in generale di documenti di indirizzo e operativi relativi alla gestione documentale e archivistica di Ateneo, in coordinamento con l’Ufficio Archivio.