Ufficio Segreteria Rettrice e DG

Funzioni

Segreteria e supporto agli organi di governo

• Presidio delle attività istituzionali connesse con l'esercizio delle funzioni di Rettore, Prorettore Vicario e Direttore Generale:
• gestione e coordinamento delle comunicazioni telefoniche istituzionali del Rettore, del Prorettore Vicario e del Direttore Generale, inclusi i rapporti con enti esterni pubblici e privati;
• gestione della corrispondenza cartacea, filtro e gestione delle caselle di posta elettronica rettore@unife.it e direzione.generale@unife.it;
• supporto alla gestione dell’agenda del Rettore, del Prorettore Vicario e del Direttore Generale e ottimizzazione della pianificazione degli impegni istituzionali;
• supporto all’organizzazione di incontri di lavoro degli Organi di vertice e coordinamento degli interlocutori coinvolti;
• gestione dei rapporti con le istituzioni e gli enti nazionali, regionali e locali, anche in collaborazione con altri Uffici;
• gestione dei rapporti tra il Rettore e il team dei Prorettori e dei Delegati compresa la verbalizzazione degli incontri;
• organizzazione delle missioni istituzionali del Rettore, del Prorettore Vicario e del Direttore Generale; supporto alla gestione delle missioni istituzionali dei Prorettori e Delegati;
• gestione degli inviti e supporto all’organizzazione delle cerimonie istituzionali;
• supporto amministrativo nelle attività di designazione dei rappresentanti del Rettore in organi esterni all’Ateneo;
• supporto tecnico alla gestione dei documenti sottoposti alla firma digitale e chirografaria del Rettore e del Direttore Generale;
• supervisione amministrativa dei Decreti del rettore e del Direttore generale nonché supporto agli uffici nella predisposizione di quest'ultimi;
• gestione delle prenotazioni della Sala Consiliare e coordinamento delle attività di allestimento e disallestimento, in collaborazione con il personale tecnico e della portineria.
• Supporto alle attività istituzionali che coinvolgono la Presidente della CRUI, attualmente la Rettrice dell’Università di Ferrara, e coordinamento con la Segreteria CRUI .