Mailbox di myDesk@unife

L'accordo tra Unife e Google permette di fornire a tutti i docenti e ricercatori dell'Università un nuovo servizio di posta elettronica, con una mailbox di 7 gygabite e molti servizi innovativi (potente ricerca delle mail, etichette, rubrica integrata, etc.). Ogni docente/ricercatore conserva lo stesso indirizzo di mail (della forma nome.cognome@unife.it) e deve utilizzare il proprio codice (della forma tbllca@unife.it) con la propria solita password per accedere al servizio.

Istruzioni per le funzioni fondamentali per la gestione della nuova posta elettronica:

1. Configurazione del client di posta (Outlook, Thunderbird, Eudora etc)
   
2. USARE myDesk dal Web

• Gestione della posta
• Comporre nuove mail
• Gestione dei contatti e della rubrica
  

1. CONFIGURAZIONE DEI CLIENT DI POSTA

Per poter usufruire di un client di posta (come Thunderbird od Outlook) per la lettura delle mail del proprio account è necessario accedere al proprio account di myDesk@unife per configurare alcuni parametri. Per cui si deve accedere a http://mydesk.unife.it/ e inserire il proprio codice (della forma tbllca, si noti, senza @unife.it) e la propria password, quindi:

• cliccare sulla scritta "Impostazioni" in alto a destra della pagina come mostrato in Figura 1.

• appare un box giallo, in cui si deve cliccare sulla scritta "Inoltro e POP/IMAP"

Scarico della posta sul Client (Thunderbird, Outlook, etc.):

• nella sezione "Scarica tramite POP:" selezionare il box "Attiva POP per tutti i messaggi (anche i messaggi già scaricati)";
• inoltre è necessario specificare cosa si vuole che la casella di posta su myDesk faccia quando i messaggi vengono scaricati:
  • selezionare "conserva la copia Posta Unife in Posta in arrivo"
• Premere il pulsante "Salva modifiche".

Una volta attivata la funzione POP nel proprio account myDesk@unife, configurare il proprio Client di posta elettronica o dispositivo wireless per poter scaricare i messaggi, quindi su Thunderbird od Outlook configurare i seguenti parametri:

• NOME SERVER: pop.gmail.com
• PORTA: 995
• NOME UTENTE: codice@unife.it (es tbllcu@unife.it)
• PASSWORD: quella che si utilizza per tutti i servizi online di ateneo.
• IMPOSTAZIONI DI SICUREZZA: selezionare la voce "SSL"
• NON selezionare "usa autenticazione cifrata".

nel caso si desideri usare il protocollo IMAP per la posta in ingresso:

• NOME SERVER: imap.gmail.com
• PORTA: 993
• ricordarsi di abilitare il protocollo da mydesk.unife.it -> impostazioni -> Inoltro, POP/IMAP

Configurazione della posta in uscita (il server SMTP)

nome server: smtp.gmail.com

porta: 465

nome utente: il proprio codice di posta, quello della forma "tbllca@unife.it"

Collegamento sicuro: SSL

vistare che il server in uscita necessita di autenticazione

Per ulteriori informazioni sulla configurazione del client si può fare riferimento alla pagine ufficiale della Guida di Gmail.

2. CONFIGURAZIONE DEL PROPRIO ACCOUNT WEB

Tutte le impostazioni del proprio account myDesk sono personalizzabili e modificabili attraverso l'area "Impostazioni" della propria casella di posta. In particolare, si deve accedere a http://mydesk.unife.it/ e inserire il proprio codice (della forma tbllca, si noti, senza @unife.it) e la propria password, quindi cliccare sulla scritta "Impostazioni" in alto a destra della pagina come mostrato in Figura 2.

In quest'area è possibile personalizzare il nome con cui vengono spedite le mail, creare le etichette per la posta elettronica, aggiungere una firma da mettere in coda alle mail, aggiungere dei filtri per la gestione e l'organizzazione della posta, iconfigurare l'inoltro della posta, impostare le opzioni per l'utilizzo della posta sul proprio computer.

Modifica del mittente, cioè dell'indirizzo di posta che compare come mittente in ogni e-mail che viene inviata.  Di default il mittente è il codice di posta (cioè del tipo tbllca@unife.it).  Se si vuole fare comparire come mittente la username della forma nome.cognome@unife.it, si deve procedere come segue:

• accedere all'area impostazioni (come mostrato in figura 2);
• selezionare la voce account;
• selezionare "aggiungi un altro indirizzo email (e inserire nel campo l'indirizzo nome.cognome@unife.it);
• il sistema invierà all'indirizzo nome.cognome@unife.it un email per richiedere l'autorizzazione; si deve dare l'autorizzazione cliccando il link nel mail che verrà ricevuto.
• a questo punto indicare l'indirizzo nome.cognome@unife.it come indirizzo predefinito;
• selezionare la voce "Rispondi sempre dal mio indirizzo predefinito (al momento nome.cognome@unife.it)".

Inoltro della posta:

Si veda la figura 3.

Figura 3.

2.1. GESTIONE DELLA POSTA

La gestione della posta contenuta all'interno della mailbox di myDesk@unife può avvenire sia tramite l'utilizzo delle "cartelle" presenti nella propria casella di posta sia tramite la creazione e l'utilizzo delle etichette:

2.1.1. Le "Cartelle"

La posta elettronica contenuta all'interno della mailbox viene gestita in diverse aree, ciascuna con scopi diversi:

• Posta in arrivo: tutte le mail ricevute nella casella di posta vengono visualizzate all'interno dell'area "Posta in arrivo" che le elenca in ordine cronologico di arrivo. Le mail non ancora lette sono evidenziate dal carattere grassetto diversamente da quelle già visionate. Attraverso il menu a tendina posto in alto è possibile modificare lo stato di presentazione della posta.
• Speciali: è possibile contrassegnare conversazioni o messaggi di particolare rilevanza, oppure utilizzare questa etichetta come promemoria visivo per messaggi o conversazioni dei quali si desidera occuparsi in un secondo momento.
• Chat: in questa sezione viene  mostrato un elenco di chat, del tutto simile all'elenco delle conversazioni visualizzate nella propria casella di posta. E' possibile inoltrare, applicare un'etichetta, aggiungere agli "Speciali" o spostare una chat nel "Cestino" allo stesso modo di una normale mail.

  Quando si esegue una ricerca nella propria casella di posta, le conversazioni chat che corrispondono ai criteri di ricerca appariranno tra i risultati insieme alle conversazioni email. Tutte le chat sono contrassegnate con l'etichetta Chat e dall'icona chat (), in modo che si possa facilmente distinguerle dai normali messaggi email.

• Posta inviata: tutte le mail inviate vengono visualizzate all'interno di questa sezione, a meno che non la si sia creata in risposta ad una ricevuta. In quest'ultimo caso la mail viene visualizzata in coda alla mail alla quale si è data la risposta, all'interno della cartella "Posta in arrivo". In tal caso a fianco dell'intestazione della mail ricevuta viene indicato un numero tra parentesi, che indica il numero di messaggi facenti parte della conversazione.
• Bozze: quando si scrive un messaggio, non ci si deve preoccupare di salvarlo per non perderlo: la mailbox di myDesk@unife salva automaticamente bozze del messaggio ogni pochi minuti, inserendole all'interno di questa cartella. Per salvare una bozza manualmente:
  • fare clic su "Salva adesso" al di sopra del messaggio che si sta scrivendo;
  • oppure premere "CTRL+S" quando il cursore si trova all'interno di uno dei campi di testo.

Le mail all'interno di questa cartella vengono automaticamente spostate in "Posta inviata" quando vengono spedite.

• Tutti i messaggi: rappresenta il proprio archivio. È uno spazio di archiviazione che contiene tutti i messaggi inviati o ricevuti che non eliminati. Per richiamare messaggi archiviati, è possibile anche eseguire una ricerca oppure fare clic su una delle etichette applicate. Invece per archiviare messaggi:
  • Selezionare il messaggio o i messaggi che si desidera archiviare selezionando la casella o le caselle accanto al nome del mittente;
  • fare clic su "Archivia" nella parte superiore della Posta in arrivo.
• Spam: lo spam è un messaggio indesiderati (generalmente commerciale). myDesk@unife offre un potente controllo automatico della posta in entrata che sposta in maniera autonoma la posta che considera indesiderata. Se però si vuole aggiungere un mittente tra quelli non graditi :
  • Selezionare la casella accanto al messaggio indesiderato;
  • fare clic su "Segnala come spam".

• Selezionare "Segnala come spam" nella parte superiore del messaggio.

E' però anche possibile che il controllo automatico della mailbox segni per errore un messaggio come spam; perciò, in tal caso:

• Fare clic su "Non spam" nella parte superiore del messaggio;
• oppure rimuovere l'etichetta "Spam".
• Cestino: contiene tutte le mail che si è deciso di eliminare. Tutte le conversazioni e i messaggi in esso contenuti rimangono accessibili per 30 giorni. In tal modo è possibile recuperarli, qualora ne si abbia bisogno. Trascorsi 30 giorni, myDesk@unife elimina automaticamente i messaggi contenuti nel Cestino. Una volta eliminati dal Cestino, i messaggi non possono essere più recuperati.

2.1.2. Catalogare i messaggi: "le etichette"

La gestione della posta all'interno della mailbox non avviene tramite l'archiviazione in cartelle separate, ma bensi tramite il concetto di etichettatura.

Le etichette funzionano esattamente come le cartelle, ma presentano in aggiunta una caratteristica speciale: permettono di applicare più di un'etichetta a una conversazione. Una volta creata un'etichetta, è possibile visualizzare tutti i messaggi con quella etichetta facendo una ricerca oppure facendo clic sul nome dell'etichetta sul lato sinistro di qualunque pagina della mailbox (vedi Figura 4).

Figura 4.

E' possibile creare, modificare ed eliminare facilmente etichette esistenti. Per fare ciò, procedere nel seguente modo:

• Per creare un'etichetta:
  1. Selezionare il messaggio o i messaggi cui si desidera applicare un'etichetta selezionando la casella o le caselle accanto al nome del mittente;
  2. selezionare "Nuova etichetta" dal menu a discesa "Altre azioni...";
  3. inserire il nome della nuova etichetta nella casella di testo, quindi fai clic su "OK";
  4. i messaggi selezionati verranno ordinati automaticamente sotto la nuova etichetta.

• Per modificare un'etichetta:
1. Fare clic su "Modifica etichette" nella parte inferiore del riquadro "Etichette";
2. fare clic su "rinomina" accanto all'etichetta da modificare;
3. inserire un nome per la nuova etichetta, quindi fai clic su "OK";
4. tutti i messaggi classificati con il nome della vecchia etichetta verranno classificati con il nome della nuova etichetta.
• Per eliminare un'etichetta:

1. Fare clic su "Modifica etichette" nella parte inferiore del riquadro "Etichette";
2. fare clic su "rimuovi etichetta" accanto all'etichetta da eliminare;
3. confermare l'eliminazione dell'etichetta facendo clic su "OK".
4. * La rimozione di un'etichetta non significa che verranno eliminati i messaggi precedentemente classificati con quella etichetta.

• Per cercare i messaggi legati ad una etichetta:

1. Fare click sul nome dell'etichetta posta nella parte sinistra della pagina della mailbox;
2. se esistono messaggi legati all'etichetta selezionata, questi vengono visualizzati al centro della pagina;
3. * La ricerca viene effettuata all'interno di tutte le cartelle della mailbox.

2.2. COMPORRE NUOVE MAIL

La creazione di nuove mail può avvenire in diversi modi, a seconda delle esigenze:

• Creare una mail "da zero": 
  • fare clic su "Scrivi messaggio" posto in alto a sinistra della pagina;
  • digitare l'indirizzo o gli indirizzi mail nei campi "A:", "Cc" o "Ccn" oppure selezionare gli indirizzi dal proprio elenco contatti;
  • quando si comincia a digitare un indirizzo in questi campi, Gmail suggerirà automaticamente la parte rimanente basandosi sull'elenco dei contatti presenti nel proprio account;
  • dopo aver scritto la mail, procedere alla spedizione premendo il tasto "Invia".
• Creare una mail in risposta ad un'altra mail:
  • nel caso si voglia scrivere una mail in risposta a una arrivata, cliccare sulla scritta "Rispondi" posta in alto a destra della mail come mostrato in Figura 5;

• scegliere se rispondere solamente al mittente della mail ("Rispondi") o estendere la risposta anche agli altri destinatari ("Rispondi a tutti");
• digitare l'indirizzo o gli indirizzi mail nei campi "A:", "Cc" o "Ccn" oppure selezionare gli indirizzi dal proprio elenco contatti;
• quando si comincia a digitare un indirizzo in questi campi, Gmail suggerirà automaticamente la parte rimanente basandosi sull'elenco dei contatti presenti nel proprio account;
• dopo aver scritto la mail, procedere alla spedizione premendo il tasto "Invia";
• automaticamente la mail inviata viene visualizzata in coda a quella ricevuta, costruendo un albero di conversazione.
• Creare una mail inoltrandone una arrivata:
  • E' possibile creare mail mettendo in allegato la posta arrivata;
  • per far questo, entrare nella mail da inviare come allegato,
  • cliccare sulla scritta "Inoltra" nel menu a tendina mostrato in Figura 5 oppure premere il pulsante "Inoltra" in fondo alla pagina.
  • digitare l'indirizzo o gli indirizzi mail nei campi "A:", "Cc" o "Ccn" oppure selezionare gli indirizzi dal proprio elenco contatti;
  • quando si comincia a digitare un indirizzo in questi campi, Gmail suggerirà automaticamente la parte rimanente basandosi sull'elenco dei contatti presenti nel proprio account;
  • dopo aver scritto la mail, procedere alla spedizione premendo il tasto "Invia".

2.3. GESTIONE DEI CONTATTI e DELLA RUBRICA

La mailbox di myDesk@unife aggiunge automaticamente indirizzi di posta elettronica all'Elenco contatti ogni qualvolta utilizzi le funzioni "Rispondi", "Rispondi a tutti" o "Inoltra" per inviare messaggi a indirizzi non ancora archiviati. Inoltre, ogni qualvolta si elimina il contrassegno Spam, da un messaggio la mailbox aggiorna automaticamente l'elenco Contatti in modo tale che, da quel momento, i messaggi provenienti da quel mittente vengano recapitati nella Posta in arrivo.

Se comunque si vuole procedere ad una gestione più organizzata e personalizzata della propria rubrica, è possibile utilizzare diverse funzionalità:

2.3.1. Per aggiungere un contatto:

Esistono due modi per aggiungere nuovi contatti nella propria rubrica, a seconda che se ne voglia inserire uno completamente nuovo, oppure si voglia aggiungere una mail ricevuta tramite posta elettronica.

Nel primo caso (utente completamente nuovo) procedere come segue:

• Fare clic su "Contatti" sul lato sinistro di qualunque pagina della mailbox;
• fare clic su "Crea contatto";
• inserire i dati di contatto nei relativi campi;
• fare clic su "Salva" per aggiungere il contatto.

Nel secondo caso (contatto inserito attraverso un indirizzo recuperato da una mail):

• Aprire il messaggio inviato dal mittente di cui si desidera aggiungere i dati nel proprio Elenco contatti;
• fare clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto a "Rispondi", in alto a destra della finestra del messaggio come mostrato in Figura 1.1;
• fare clic su "Aggiungi (nome o indirizzo del mittente) all'elenco Contatti";
• inserire i dati di contatto nei relativi campi;
• fare clic su "Salva" per aggiungere il contatto.

In entrambi i casi è poi possibile decidere se visualizzare il contatto all'interno del box degli indirizzi dei "Contatti rapidi" (quello mostrato in Figura 6), selezionando all'interno della pagina dei Contatti se mostrarlo o meno (selezionare nella colonna "Mostrare nei Contatti rapidi?").

Figura 6.

2.3.2. Modificare le proprietà di un contatto

Per modificare i propri contatti è necessario procedere nel modo seguente:

• Fare clic su "Contatti" sul lato sinistro di qualunque pagina Gmail;
• fare clic sul nome del contatto da modificare;
• fare clic su "modifica dati del contatto";
• modificare il campo o i campi desiderati;
• fare clic su "Salva".

2.3.3. Cercare un contatto nella propria rubrica

Se si è interessati solamente a cercare le informazioni legate ad un utente:

• Fare clic su "Contatti" sul lato sinistro di qualunque pagina Gmail;
• inserire il nome o l'indirizzo da cercare nella casella di ricerca;
• fare clic su "Cerca nei contatti";
• tutti i contatti che soddisfano le caratteristiche indicate compariranno in una lista.

Se invece si vuole scrivere una mail inserendo le mail dei contatti nella propria rubrica:

• Presdisporsi per creare una nuova mail;
• posizionarsi con il cursore all'interno delle caselle "A" o "Cc" o "Ccn";
• scrivere la lettera iniziale del contatto che si vuole inserire;
• automaticamente verrà proposta una lista di contatti contenuti nella propria rubrica che iniziano con la lettera (o le lettere) indicate;
• scegliere tra i contatti proposti.

2.3.4. Importare i contatti da altri applicativi o da altre caselle di posta

E' possibile importare nel proprio account Gmail rubriche da Outlook, Hotmail, Yahoo! e da altri servizi. L'importazione di contatti richiede alcuni passaggi:

• Per prima cosa, formattare i contatti da importare in un file CSV o vCard (in molti casi le rubriche esportate da altri servizi email sono già formattate come file CSV) - Se si vuole esportare gli indirizzi dalla vecchia casella universitaria OpenWebMail:
  • loggarsi in posta.unife.it
  • cliccare su Rubrica
  • cliccare su Export
  • nel menu a tendina selezionare vCard v3.0 (vFile .vcf)
  • infine cliccare su "esporta adesso"
• se il file è in formato CSV, occorre formattare il file per renderlo compatibile con Gmail (vedi come >>);
• se il file è in formato vCard, non occorre eseguire alcuna procedura di formattazione;
• accedere al proprio account myDesk;
• fare clic su "Contatti" sul lato sinistro di qualunque pagina Gmail;
• fare clic su "Importa".
• fare clic su "Sfoglia...", quindi selezionare il percorso del file CSV o vCard che si desidera caricare.
• selezionare il file, quindi fare clic su "Importa contatti".

Tenere presente che è possibile importare fino a un massimo di 3.000 contatti in una sola volta. Se si hanno più di 3.000 contatti, sarà necessario creare più file da caricare in Gmail.

2.3.5. Come creare liste di Contatti

E' possibile inviare messaggi a un gruppo di contatti dalla scheda "Gruppi". Procedere nel modo seguente:

• Fare clic su "Contatti" sul lato sinistro di qualunque pagina Gmail;
• aprire la scheda "Gruppi" e selezionare "Crea Gruppo" nella parte alta della pagina a fianco del menu a tendina;
• scrivere il nome del gruppo che si vuole generare;
• aggiungere i contatti da inserire, digitando le prime lettere del nome (o dei nomi) dei contatti che si vogliono inserire;
• fare clic su "Crea Gruppo" nella parte inferiore della pagina.

Se poi si vuole utilizzare il gruppo per inviare una mail, scriverne il nome nei campi "A" o "Cc" o "Ccn".